En Naandanjain Ibérica continuamos con la espiral de la eficiencia y productividad digitalizando nuestras transacciones y procesos.
Durante los últimos 20 años, el acelerado desarrollo de la tecnología, las redes e internet ha propiciado que muchos de los procesos habitualmente analógicos, personales y cotidianos, hayan evolucionado hasta automatizarse, digitalizarse y depender cada vez más de la tecnología y/o la AI (Inteligencia Artificial). Esto se traduce en que diariamente sucumbamos ante las comodidades que nos ofrece la era digital en la que vivimos.
Resulta muy fácil realizar cualquier transacción desde la tranquilidad de nuestra casa mientras vemos una película o descansamos en el sofá. Y es que, como seres humanos que somos, estamos diseñados para ahorrar siempre en recursos, especialmente en aquellos que nos afectan a nosotros mismos y a nuestro tiempo disponible (el más preciado).
De este modo, los dos últimos años de pandemia nos han enseñado a gestionar muchas de nuestras actividades y rutinas diarias a través de una pantalla, sentando las bases de manera urgente y obligatoria hacia la transformación digital completa en todos los ámbitos de nuestro día a día: educación, salud, finanzas, industria, entidades/organismos públicos, servicios… ¿Quién sigue realizando pagos en efectivo o acude al banco para realizar sus operaciones financieras desde que existe la banca online? ¿Quién tiene una agenda física para organizar su tiempo o escribe a sus cartas en papel y estampa un sello para depositarlas en un buzón de correos? Entendiendo, claro, que hablamos de las generaciones que han nacido, crecido o se han adaptado a esta incipiente era tecnológica que nos envuelve cada vez más.
Por todo ello y teniendo en cuenta los beneficios que implica en términos medioambientales, desde Naandanjain Ibérica hemos emprendido concienzudamente el camino hacia la transformación digital desde dos perspectivas diferentes:
- En primer lugar, se ha llevado a cabo la digitalización documental. Valiéndonos de una plataforma de gestión de contenido empresarial hemos logrado centralizar la información para nuestro archivo físico de ventas y compras. De este modo, se ha conseguido facilitar su organización y su inclusión (en formato digital) en los flujos de trabajo, siendo asociado también a los diferentes procesos de la empresa. Lo que supondrá un ahorro en tiempo y dinero al posibilitar el acceso inmediato a la información en tiempo real y la minimización de hasta el 80% de las necesidades de impresión y almacenamiento de papel. Esta creación de una versión digital a partir de elementos físicos (en nuestro caso el papel) no siempre significa reemplazar el documento original, y aunque a veces pueda llegar a destruirse ese original tras haberlo digitalizado (siempre que se cumplan una serie de requisitos legales). Si no se llega a dar esta circunstancia, se conservará el formato inicial el tiempo que legalmente se haya establecido. Así mismo, el emprender esta senda de la digitalización conlleva un «Change Management» que propicia la disminución en el uso del papel y una mayor predisposición y motivación global hacía la práctica generalizada de los procesos digitales como forma de trabajar habitual. Así, todo lo pasado queda ya convertido en formato digital y lo presente y futuro se crea también en este mismo formato, sin necesidad de tener que transformarlo a posteriori. Junto a todo lo comentado, es necesario reseñar también cómo la digitalización documental diferencia y mejora nuestra huella de carbono (al potenciar la sostenibilidad en todas las áreas de la organización).
- En segundo lugar, se ha implementado la digitalización en el ámbito de la estructura de negocio. El objetivo principal ha consistido en utilizar esta transformación como medio para mejorar los procesos comerciales. Para ello, se cumplirán ampliamente las expectativas del cliente al reducir la cantidad de pasos requeridos y documentos necesarios en todos los trámites de su experiencia de compra. Este rediseño de nuestro modelo operativo ha propiciado un aumento exponencial de la satisfacción del cliente al automatizar, facilitar y agilizar los procesos de aprobación de las propuestas económicas y la firma de las entregas de mercancías (albaranes) de forma digital.
Se espera, que los costes se reduzcan vertiginosamente y que los tiempos de respuesta puedan mejorarse especialmente en el proceso de venta. De hecho, la sustitución de los procesos manuales y del papel por la firma digital de los documentos de venta nos permite la recopilación automática de toda la información en términos comerciales, la mejora en el proceso de ventas y experiencia comercial con Naandanjain Ibérica, así como el suministro de información en tiempo real a todos los agentes implicados (internos y externos).
Como valor agregado, por supuesto, estaría el incremento de la productividad interdepartamental, así como del espacio disponible que dejan las montañas de archivadores que ya no serán necesarios para el desarrollo de la actividad.
Por todo ello, esta transformación digital completa que ahora va comenzando, se presume como mínimo necesaria y eficiente para seguir caminando en la senda de la mejora continua. Sin olvidarnos, de los beneficios medioambientales que conlleva la disminución progresiva y definitiva del uso del papel en nuestras instalaciones.
Rocío Elena Cano Garro – Customer Service & Business Projects Naandanjain Ibérica S.L.U.
